Custos

Em seu "NEGÓCIO ESCOLHIDO", quando começar a funcionar, você terá ainda três famílias de gastos: custo variável, despesas fixas e despesas comerciais. Embora nas pesquisas e estudos que fará para entender e dominar completamente este assunto, você vai deparar com outras expressões como "custo direto" ou "custo indireto", "custo fixo" etc. Mas para uma adequada avaliação e gestão do negócio, basta a estruturação em custos variáveis e despesas fixas, além das despesas comerciais que veremos a seguir.

No entanto, como esta é a fase de elaboração do "Plano de Negócio", a fase de avaliar se o negócio que deseja montar será lucrativo ou não, se será viável ou não, é necessário realizar estimativas dos custos e despesas que ocorrerão com o funcionamento do NEGÓCIO ESCOLHIDO. Quando a empresa estiver funcionando será necessário desenvolver um processo seguro para apurar e manter estes gastos sob controle.

A razão de toda esta trabalheira é simples de entender: seu "NEGÓCIO ESCOLHIDO" será viável e compensador se for capaz de gerar lucro. Lembra-se do que afirmamos no início? Seu negócio precisa gerar um montante de lucro que você possa considerar compensador.

Lucro = Receitas - (custo variável + despesas fixas + despesas comerciais)
E o lucro acumulado em um período de tempo é um resgate do investimento que você fez na montagem do NEGÓCIO ESCOLHIDO. Denomina-se “Retorno do Investimento”.

Os “Custos Variáveis” são gastos que ocorrerão em função da aquisição de algum produto para comercialização aos clientes e você conseguirá (tem que conseguir), nesta fase de “Plano de Negócio”, estimar o valor do custo variável para cada produto. E quando a empresa estiver funcionando você conseguirá apurar estes custos também por produto. Ex.: custo dos produtos que comercializar, pagamento de profissionais especializados.

Já as “Despesas Fixas” são todos os gastos que o NEGÓCIO ESCOLHIDO terá em sua operação, não relacionados diretamente a nenhum produto. Inclui aluguel, gastos com manutenção, custo da administração (como salários, materiais de consumo, luz, água, telefone etc.).

As "Despesas Comerciais" são os gastos que ocorrerão todas as vezes que seu NEGÓCIO ESCOLHIDO obtiver mais clientes etc. Portanto, são despesas que variam conforme o volume de vendas e o volume de clientes. Normalmente, são os impostos, as contribuições e a comissão dos vendedores. Mas, podem ocorrer outras despesas como taxa de administração de cartão de crédito (se receber pagamentos com cartão), a CPMF para valores recebidos em crédito na conta corrente entre outros.

Deve-se dar atenção especial aos impostos e contribuições. Mais adiante, na Parte - II deste manual, vamos detalhar este assunto. Recomendamos que desde já, desde o Plano de Negócio e também no funcionamento da empresa, você procure entender e praticar cálculos dos impostos e das contribuições. Procure ainda, entender perfeitamente a mecânica de cálculo, de apuração e os efeitos sobre o preço de venda dos produtos.

Quais são os impostos e contribuições que incidirão na operação do NEGÓCIO ESCOLHIDO?

Como são apurados?

Em que momento?

Quando devem ser pagos?

Quais são as opções para pagar menos impostos?

O que é crédito de imposto?

Como utilizar crédito para reduzir o imposto a pagar?

Quais os riscos de calcular erradamente os impostos?

Como tratar os impostos e contribuições no preço de venda?

No entanto, tudo que sua empresa gastar em custos e despesas você deverá receber de volta com a receita obtida nas vendas. Mas, a receita de vendas é resultante da venda de cada produto ou com cada cliente. Isso significa que cada unidade vendida deve pagar parte dos custos e despesas, tal que, ao alcançar um certo volume de venda, seja produzido um volume de receita suficiente para cobrir todos os custos, despesas e ainda gerar lucro.

Assim, a pergunta é: quanto de custo variável, de despesas fixas, de despesas comerciais e de lucro deve ser "alocado" no preço de cada produto consumido pelos seus clientes? Ou seja, quanto que cada venda deve "contribuir" para pagar estes custos, despesas e ajudar a formar o lucro?

Raciocine assim: suponha que em seu NEGÓCIO ESCOLHIDO você tenha 4 "gavetas" com as seguintes identificações:

Gaveta nº 1 - identificada como "Fornecedores" (representando os Custos Variáveis). Gaveta nº 2 - identificada como "Impostos e Comissões" (representando as Despesas Comerciais). Gaveta nº 3 - identificada como "Estrutura da Empresa" (representando as Despesas Fixas). Gaveta nº 4 - identificada como "Lucro".

Imagine que a cada Real que receba de um cliente você já faça a divisão.

Que parte deste Real você deveria colocar em cada gaveta? (para que, no final do mês, possa ter em cada uma o equivalente ao que deverá pagar aos fornecedores, ao governo, aos funcionários e todas despesas fixas e acumular lucro).

De cada real recebido quanto deveria depositar na gaveta nº 1?
Quanto na gaveta nº 2? Quanto na gaveta nº 3? E quanto na gaveta nº
O valor que você colocará na primeira gaveta deverá ser exatamente aquele que sua empresa gasta ou gastará diretamente com a aquisição do produto vendido. Desde já, você precisa ter destreza para apurar rapidamente este valor. Saber qual o custo variável de cada produto é uma obrigação do empresário, e esta obrigação começa agora, antes de abrir a empresa.
Percebe porque estamos insistindo tanto para que você estude bem e conheça bem este negócio de "NEGÓCIO ESCOLHIDO"?

O valor que você colocará na segunda gaveta deverá ser exatamente o que sua empresa gasta ou gastará com impostos para vender. Como dissemos no caso da primeira gaveta, desde já, você precisa ter destreza para apurar rapidamente o valor das despesas comerciais.

Saber quais os impostos, taxas e comissões que a empresa paga ou pagará é também uma obrigação do empresário. Então, vamos repetir: Esta obrigação começa agora, antes de abrir o NEGÓCIO ESCOLHIDO.

O valor que você colocará na terceira gaveta deverá ser suficiente para cobrir todos os demais gastos, isto é, as despesas fixas. Como as despesas fixas são apuradas para um período de tempo, mês ou ano (por exemplo, o valor do aluguel), e não em função de cada venda, você precisará desenvolver uma sistemática de alocação destes custos em cada produto. Quanto de aluguel está no custo de cada produto? Quanto de luz, de água, de telefone? É obvio que a venda de um único produto não será suficiente para pagar o aluguel do mês, mas deve ajudar em quanto?

Em resumo, o total das despesas fixas de um período precisa ser coberto pelas vendas realizadas no mesmo período, senão, faltará dinheiro para pagar o aluguel, a luz, o telefone etc.
Em especial, o "rateio" das despesas fixas para cada produto, ou, a definição de quanto cada produto contribuirá para pagar estas despesas da empresa, exigirá um estudo à parte. Você como empresário precisará garantir, nesta questão, dois objetivos:

Que as receitas de vendas darão cobertura plena ao pagamento das despesas fixas.

Que o volume de despesas fixas de seu NEGÓCIO ESCOLHIDO seja compatível com a natureza deste tipo de negócio, e que cada Real gasto em despesas fixas realmente contribua para o NEGÓCIO ESCOLHIDO ter movimento maior, vender mais produtos e ter mais clientes. Este é o fundamento da produtividade de uma empresa sem desperdícios.

Então, a obrigação de conhecer e de dominar as despesas fixas que seu NEGÓCIO ESCOLHIDO terá começa agora, antes de abrir a empresa. Você somente saberá lidar com despesas fixas desde agora se e somente se estudar bem, conhecer bem os detalhes operacionais, os "macetes" deste "NEGÓCIO ESCOLHIDO".

O valor que colocará na quarta gaveta será o que sobrar para a acumulação de lucro. Dizemos "sobrar" pois, se algo der errado, a primeira gaveta que ficará vazia será esta.
Assim, a pergunta anterior vale também para o caso do lucro:

Quanto cada produto vendido deverá contribuir com a acumulação de lucro?
Esta pergunta tem resposta fácil quando expressa apenas um desejo seu. Mas será difícil respondê-la dentro da realidade de mercado. Entretanto, você conseguirá definir a resposta mais adequada para sua empresa se:

conhecer e dominar todos os seus custos e despesas;
dominar o ambiente em que você vai operar;
desenvolver criatividade para atrair e manter clientes;
tiver capacidade de manter sempre bom movimento no NEGÓCIO ESCOLHIDO;
tiver habilidade para negociar com fornecedores e para manter seu processo de trabalho altamente produtivo, com elevado aproveitamento das despesas fixas.

O mais interessante nesta fase de elaboração do "Plano de Negócio" é que, para conseguir estimar os custos variáveis e as despesas comerciais de cada produto, definir quanto cada produto contribuirá para pagar as despesas fixas da empresa e para acumular lucro, você precisará se aprofundar no estudo das características do "NEGÓCIO ESCOLHIDO".

Observe que:

Este negócio certamente não é padrão. Por isso não listamos aqui os custos deste tipo de negócio. Pois não seriam os custos de sua empresa, seriam apenas custos exemplificados neste manual, o que poderia condicioná-lo a achar que são exatamente os custos que deveriam ser considerados em seu NEGÓCIO ESCOLHIDO.

Nos NEGÓCIO ESCOLHIDOS que você visitar, perceberá diferenças determinantes da oportunidade que o empresário decidiu explorar.

Cada diferença introduzida, seja na forma de atender ao cliente, na disposição e combinação dos equipamentos e ambiente, terá conseqüência nos custos.

E o seu NEGÓCIO ESCOLHIDO também será diferente, pois, seguirá seu estilo e será fruto de suas percepções e decisões, as quais influenciarão diretamente os custos.

Portanto, nesta fase de elaboração do "Plano de Negócio" não utilize nenhuma lista padrão de custos ou despesas que por ventura encontrar em livros ou cursos. É importante para seu empreendimento que você aprenda a identificar, reconhecer e calcular cada item de custo e despesa do NEGÓCIO ESCOLHIDO que pensa montar.

No início da elaboração do "Plano de Negócio" isto parecerá difícil, mas não é. Na medida em que você for esquematizando, for delineando o formato do NEGÓCIO ESCOLHIDO que deseja montar e, na medida em que for estudando e compreendendo esta questão de gastos, identificar, estimar e apurar estes gastos será uma operação rotineira. Seu maior inimigo agora é sua "ansiedade" em ver o negócio que está na sua mente começar a funcionar. Não caia nesta armadilha. Reserve um tempo para este planejamento inicial e estabeleça uma meta de quando seu projeto de empresa estará concluído. O tempo que você investir nesta fase de planejamento será seu melhor investimento. Três meses? Seis meses? Não importa.

O que importa é você ter consciência de cada passo, ter uma direção certa a seguir, ter boa visão e compreensão do que virá e das condições adversas que terá de resolver.

Então, reforçando:

Estude bem como funciona o "NEGÓCIO ESCOLHIDO" e que oportunidade de inovação você poderá explorar no seu NEGÓCIO ESCOLHIDO;

Descreva como irá funcionar o seu NEGÓCIO ESCOLHIDO;

Monte uma primeira lista dos custos variáveis e das despesas fixas que poderão ocorrer no formato de empresa que imaginou. Explore todas as possibilidades legais da composição das despesas comerciais;

Melhore esta lista na medida em que progredir seus conhecimentos sobre o negócio e sobre o formato do NEGÓCIO ESCOLHIDO que você vai montar;

Faça cursos que abordem custos, não se contente apenas com um único curso. Lembre-se que seu objetivo é dominar os gastos de sua empresa, não apenas ter seus valores calculados uma única vez. Por isso mesmo fugimos à tentação de incluir aqui uma lista padrão de gastos, por sabermos ser inadequada para sua empresa;

Utilize-se dos vários programas do Sebrae, inclusive das orientações de seus técnicos, específicas para seu caso, gratuitas e permanentes.

Fonte: Sebrae – Comece Certo